Man möchte seinen E-Mail-Anbieter wechseln und schiebt dies immer wieder vor sich her. Es kann genug Gründe geben, den E-Mail-Anbieter zu wechseln, sei es viele Werbeanzeigen oder man ist mit dem Spam-Schutz nicht zufrieden, die Liste ist lang.
Im Allgemeinen empfehle ich die Verwendung eines kostenpflichtigen E-Mail-Dienstes. Man hat mehrere Vorteile, beispielsweise das man einen werbefreien E-Mail-Account nutzen kann. Kostenlose E-Mail-Accounts werden größtenteils durch Werbung refinanziert. Unabhängig davon, ob es sich um Werbe-Newsletter oder Werbung (Werbebanner, Werbevideos usw.) handelt, variiert dies von Anbieter zu Anbieter. Kostenpflichtige E-Mail Dienste gibt es mittlerweile einige, diese beginnen bereits zu Preisen ab 1,00 Euro pro Monat, abhängig von der Speichergröße und anderen Funktionen, welche man in dem Account verwenden möchten. Da kann man sich gern mal über das Internet erkundigen, welcher Dienst zu einem passt.
Auf was sollte man alles achten, wenn man den E-Mail Anbieter wechselt?
Es sind mehrere Punkte zu beachten:
1. Ein sehr wichtiger Punkt ist, dass man sich eine Liste macht, wo man sich überall mit der E-Mail Adresse registriert hat. In den meisten Fällen sind dies Onlineshops, Social-Media-Accounts und weitere Dienste, wo man eine E-Mail-Adresse angegeben hat. Diese alle in einer Liste erfassen, um die Übersicht zu behalten und im späteren Verlauf dann die Ummeldung auf den neuen E-Mail-Account vorzunehmen. Darauf gehen wir später mehr ein.
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2. Zuerst sollte man den neuen E-Mail-Account erstellen, unabhängig bei welchem Anbieter. So hat man seinen neuen E-Mail-Account und seinen alten E-Mail-Account und kann dann mit dem "Umzug" beginnen.
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3. Den bisherigen E-Mail-Bestand sichern. Wichtig ist, dass man sich den Bestand seiner E-Mails bei dem alten E-Mail Account sichert. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten (je nach Anbieter).
Möglichkeit 1: E-Mails sichern mit einem E-Mail Client
Ich finde diese Möglichkeit am einfachsten umzusetzen. Die meisten E-Mail-Anbieter bieten die Möglichkeit an, E-Mail-Clients über IMAP, POP3 und SMTP zu verwenden. E-Mail-Clients sind Programme wie Outlook und Thunderbird.
Ich empfehle die Verwendung von Thunderbird. Dies ist ein einfacher E-Mail-Client, der auch sehr einfach zu bedienen ist. Laden Sie zuerst das Programm herunter und installieren Sie es auf Ihrem Computer. Wenn Sie das Programm starten, werden Sie nach einem E-Mail-Konto gefragt, das Sie einrichten möchten.
Im ersten Schritt wäre dies das alte E-Mail-Konto. Die für die Verwendung von IMAP/SMTP erforderlichen Daten finden Sie in der Hilfe Ihres E-Mail-Anbieters. Thunderbird erkennt normalerweise die Konfigurationen und gibt Ihnen Daten vor. Hier ist die Verwendung von IMAP wichtig, das für die Synchronisation verantwortlich ist. Im zweiten Schritt erfolgt dann die Einrichtung des neuen E-Mail-Konto. Auch da die Daten für IMAP/SMTP von der Hilfeseite des E-Mail-Anbieters nehmen, wenn Ihnen Thunderbird diese nicht vorgibt.
Bitte beachten! Bei manchen E-Mail-Anbietern muss man erst die Zugriffe für IMAP und SMTP aktivieren. Dies sollte jedoch auf den Hilfeseiten des jeweiligen E-Mail-Anbieters erwähnt sein.
Die Synchronisierung des alten E-Mail-Kontos kann einige Zeit dauern. Dies hängt von der Anzahl und Größe der E-Mails und der verfügbaren Internetgeschwindigkeit ab. Im neuen E-Mail-Konto ist dies schnell erledigt, da dort noch keine E-Mails gespeichert sind.
Wenn beide E-Mail-Konten vollständig synchronisiert wurden, kann der E-Mail-Umzug beginnen. Standardmäßig verfügen Sie normalerweise über die folgenden Ordner, die in fast allen E-Mail-Konten verfügbar sind (unabhängig vom E-Mail-Anbieter): Posteingang, Papierkorb, Entwürfe, Gesendet und Spam/Bulk. Separat erstellte Ordner (zum Beispiel "Privat", "Rechnungen" usw.) können natürlich auch auf das neue E-Mail-Konto übertragen werden, darauf kommen wir später zurück.
Der Umzug ist dann an sich sehr einfach. Beginnen Sie mit dem Posteingang, gehen Sie zuerst zum "Posteingang" des alten E-Mail-Kontos, markieren Sie die gewünschten E-Mails (oder alle), drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie dann "Verschieben in" im Menü. Sie können dann das neue E-Mail-Konto auswählen und dort auch den Ordner "Posteingang" auswählen. In diesem Moment werden die E-Mails aus dem Ordner "Posteingang" (altes E-Mail-Konto) in den "Posteingang" des neuen E-Mail-Kontos übertragen.
Machen Sie dasselbe für die anderen Ordner wie "Entwürfe", "Papierkorb" und "Gesendet". Grundsätzlich übertragen Sie Ordner für Ordner auf das neue E-Mail-Konto.
Wenn für das alte E-Mail-Konto separate E-Mail-Ordner (z. B. "Privat", "Rechnungen") angelegt wurden, können diese natürlich auch übertragen werden. Dazu müssen Sie vorher die separaten Ordner im neuen E-Mail-Konto bei Thunderbird erstellen. Dies ist auch einfach zu erstellen. Klicken Sie dazu mit der Maus auf Thunderbird auf das neue E-Mail-Konto, d. h. direkt auf die E-Mail-Adresse. Drücken Sie dann die rechte Maustaste und wählen Sie "Neuer Ordner ...". Geben Sie nun den Ordnernamen ein und bestätigen Sie diesen. Sie können dann genau wie oben beschrieben vorgehen, um die E-Mails aus den separaten Ordnern des alten E-Mail-Kontos in das neue E-Mail-Konto zu übertragen.
Wenn dies vollständig abgeschlossen ist, haben Sie den aktuellen E-Mail-Bestand auf das neue E-Mail-Konto übertragen.
Möglichkeit 2: E-Mails beim E-Mail Anbieter herunterladen
Nicht alle E-Mail-Anbieter bieten diese Funktion an. Sie müssen dies daher vorher überprüfen. Bei einigen E-Mail-Anbietern ist es möglich, dass Sie die E-Mails über deren Weboberfläche auf Ihren Computer herunterladen können. In der Regel werden diese dann im EML-Dateiformat gespeichert oder zum Download angeboten. Auf diese Weise können Sie den E-Mail-Bestand zumindest von dem alten E-Mail-Konto sichern. Ein Import in das neue E-Mail-Konto ist ebenfalls möglich. Ich wollte diese Möglichkeit nur erwähnen, aber a) diese Möglichkeit ist normalerweise umständlicher als die vorherige Möglichkeit und b) sie wird nicht von allen E-Mail-Anbietern unterstützt. Aus diesem Grund empfehle ich generell die Verwendung von Möglichkeit 1.
Der E-Mail-Bestand wurde nun übertragen, gehen wir zu Schritt 4.
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4. Das Adressbuch sichern
Hier kommt es zunächst grundsätzlich darauf an, wie Sie mit Ihren jetzigen Adressbuch arbeiten. Wenn Sie beispielsweise Thunderbird verwenden, haben Sie dort standardmäßig ein lokales Adressbuch. In diesem Fall müssen Sie nichts tun, wenn Sie das neue E-Mail-Konto über Thunderbird verwenden möchten. Das Adressbuch wird lokal auf dem Computer gespeichert und ist daher nicht mit dem E-Mail-Anbieter verknüpft.
Haben Sie bei Ihrem alten E-Mail Account nur die Weboberfläche bzw. dessen App genutzt, wird das Adressbuch auf den Servern von Ihrem E-Mail Account gespeichert sein. Dies ist natürlich kein Problem, fast alle E-Mail-Anbieter bieten einen Export des Adressbuchs an. Dazu müssen Sie in Ihrem alten E-Mail-Konto nachsehen, wo die Exportoptionen für das Adressbuch verfügbar sind oder auf deren Hilfeseiten im Internet sich erkundigen.
Ich empfehle den Export als .vcf-Datei, den sogenannten vCard-Format. Dies hat den Vorteil, dass beim Importieren des neuen E-Mail-Kontos keine Probleme auftreten. Es gibt normalerweise auch den Export als CSV-Datei, nur dann kann es zu Problemen beim Import kommen, da jeder E-Mail-Anbieter normalerweise seine eigene Anordnung der Header (Feldnamen) verwendet.
Wenn Sie dann die Export-Datei haben, gibt es zwei Wegen.
Wenn Sie dann beispielsweise Thunderbird verwenden möchten und noch kein lokales Adressbuch im Programm haben, können Sie bei Thunderbird dann direkt die Datei importieren und Ihnen stehen dann die Adressbücher direkt bei Thunderbird zur Verfügung. Sie finden diese Funktion in Thunderbird unter "Extras", dann "Adressbuch" und dann wieder unter "Extras" im Menü. Es gibt den Menüpunkt "Importieren ...", verwenden Sie diese Funktion und folgen Sie den weiteren Anweisungen im Programm.
Der zweite Weg wäre, wenn Sie bei dem neuen E-Mail-Account nur die Weboberfläche/App nutzen wollen, dass Sie das Adressbuch bei dem neuen E-Mail-Anbieter importieren. Dazu schauen Sie bei dem neuen E-Mail Account, wo Sie eine Adressbuch-Datei (also .vcf oder .csv) importieren können. Die meisten E-Mail-Anbieter unterstützen das vCard-Format, wie eingangs erwähnt. Daher sollte eine .vcf-Datei keine Probleme haben. Wenn Sie die Importfunktion beim neuen E-Mail-Anbieter nicht finden können, erkundigen Sie sich auf dessen Hilfeseiten oder wenden Sie sich an den Support. Nach dem Import haben Sie das Adressbuch bei Ihrem neuen E-Mail-Anbieter.
Der E-Mail-Bestand wurde übertragen, das Adressbuch ist auch im neuen E-Mail-Account verfügbar, zwei wichtige Schritte sind erledigt. Was ist nun zu tun?
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Wenn die Liste fertig ist, muss nun jeder Dienst umgemeldet werden. Es hängt immer vom Anbieter des jeweiligen Dienstes ab, wie Sie Ihre neue E-Mail-Adresse speichern können. Viele Anbieter verwenden zuerst eine Bestätigungs-E-Mail an die alte E-Mail-Adresse und erst dann kann die neue E-Mail-Adresse gespeichert werden. Es ist daher wichtig, dies alles zu tun, bevor Sie die alte E-Mail-Adresse löschen. Bitte erkundigen Sie sich daher bei den jeweiligen Diensten, wie Sie die E-Mail-Adresse ändern können.
Wenn alle Dienste auf die neue E-Mail-Adresse umgemeldet wurden, ist dieser Schritt abgeschlossen und Sie können mit dem nächsten Schritt fortfahren.
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Wie Sie eine Weiterleitung (auch Regel genannt) einrichten können, dies müssen Sie in Ihrem alten E-Mail Account prüfen. Sollte sich da nichts finden, schauen Sie bitte auf den Hilfeseiten von Ihrem E-Mail Anbieter nach oder kontaktieren den Support. Ist die Weiterleitung eingerichtet bei dem alten E-Mail-Account, dann sollten neue E-Mails (die an die alte E-Mail-Adresse gesendet werden) beim neuen E-Mail-Konto eingehen.
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Es wird empfohlen, dass man die E-Mail mit den Informationen zur neuen E-Mail-Adresse von dem alten E-Mail-Konto aus versendet. Warum? Der Empfänger hat wahrscheinlich auch Ihre aktuelle (alte) E-Mail-Adresse gespeichert. Beim Empfang der E-Mail sieht der Empfänger sofort, dass die E-Mail von Ihnen gesendet wurde. Der Empfänger kann dann die neue E-Mail-Adresse in seinem Adressbuch speichern. Denn wenn Sie die E-Mail sofort von der neuen E-Mail-Adresse aus versenden, könnte es eventuell passieren, das der Empfänger die E-Mail als Spam wahrnimmt und sich die neue E-Mail-Adresse nicht speichert.
Wie anfangs erwähnt, gibt es auch andere Möglichkeiten. Das wäre beispielsweise, dass man der E-Mail eine Visitenkarte beifügt. Ob man diese Möglichkeit nutzen will, dies bleibt jedem selber überlassen. Am einfachsten ist es, Ihre Kontakte einfach per E-Mail über die neue E-Mail-Adresse zu informieren.
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Wenn das alles so weit erledigt ist, ist der "Umzug" geschafft. Man sollte sich dann noch einen Termin machen, wann man endgültig die alte E-Mail-Adresse löscht. Als Zeitvorgabe würde ich da drei Monate empfehlen. Informationen zum Löschen der alten E-Mail-Adresse (d. h. des gesamten alten E-Mail-Kontos) erhalten Sie vom alten E-Mail-Anbieter (bspw. auf dessen Hilfeseiten). Wenn die alte E-Mail-Adresse (E-Mail-Konto) gelöscht wurde und weiterhin versucht wird, eine E-Mail an die alte E-Mail-Adresse zu senden, wird der Absender darüber informiert, dass die alte E-Mail-Adresse nicht mehr existiert.
Ich hoffe, ich konnte etwas weiterhelfen mit meinem Artikel.